In letzter Zeit erreichen uns vermehrt Anfragen von Berliner Unternehmen, die ihre Filemaker-Lösungen modernisieren möchten. Oft fehlen ihnen Funktionen wie Live-Kollaboration, automatische Benachrichtigungen oder zuverlässiger mobiler Zugriff.

Viele Filemaker-Systeme wurden über Jahre detailgenau auf Geschäftsprozesse zugeschnitten. Gerade die Fähigkeit, auch kleinste Besonderheiten abzubilden, macht die Software attraktiv – aber auch kompliziert. Neue Nutzer, insbesondere jüngere Mitarbeiter, empfinden die Einstiegshürde oft als sehr hoch, da Filemaker UI-Paradigmen nutzt, die – um es mild auszudrücken – nicht gerade zeitgemäß sind.

Unsere Erfahrung aus Wartungs- und Migrationsprojekten zeigt, dass eine ehrliche Selbstprüfung entscheidend ist: Sind Ihre Anforderungen wirklich einzigartig, oder könnte ein Großteil der Funktionen problemlos durch Standardprodukte ersetzt werden?

Komplexität lässt sich nicht wegzaubern

Komplexe Prozesse benötigen komplexe Software. Wer komplizierte Abläufe zu stark vereinfacht, täuscht sich oft selbst. Wie bei einer Schönheitsoperation entsteht nur oberflächlich der Eindruck von Frische und Jugend – doch die eigentlichen Herausforderungen bleiben ungelöst.

Vor Kurzem beauftragte uns eine große Berliner Agentur, ihre umfangreiche Filemaker-Datenbank zu untersuchen. Das System drohte unter der eigenen Komplexität zusammenzubrechen. Zunächst waren wir optimistisch, viele Funktionen in externe Lösungen überführen zu können. Doch schnell zeigte sich, dass nur wenige Bereiche dafür geeignet waren. Klarer Fall war das Passwort- und Identity-Management: Für solche Aufgaben gibt es spezialisierte und bessere Lösungen. Beim Personalmanagement zeigte sich, dass Standardlösungen oft schwer zu integrieren sind und darüber hinaus – im Vergleich zu Filemaker – bei mehr als 10 Benutzern auch hohe monatliche Kosten erzeugen. 

Noch wichtiger jedoch war die Erkenntnis, dass es oft eine kleine Gruppe von Powerusern gibt, die täglich sämtliche Funktionen nutzt und ohne die vertraute, gewachsene Struktur nicht effizient arbeiten könnte. Diese Mitarbeiter sind häufig die unsichtbaren Helden ihrer Unternehmen.

Warum ein Wechsel schiefgehen kann

Ein anschauliches Beispiel lieferte eine Berliner Konzertagentur, die ihre alte Filemaker-Datenbank gegen die Standardsoftware „Overture“ austauschte. Zwei Jahre nach Einführung lautete das ernüchternde Fazit: „Alle hassen die neue Software.“ Noch heute dient Filemaker als Datenarchiv, viele Prozesse wurden zurück in Office-Tools verlagert oder verschwanden ganz.

Die Agentur kritisierte insbesondere eingeschränkte Suchmöglichkeiten und starre Eingabemasken, die oft zu falschen oder unvollständigen Datensätzen führen. Auch die frühere Flexibilität bei Layouts und Reports fehlt heute schmerzlich, da selbst kleine Änderungen teuer und langwierig sind.

„Hätte ich geahnt, wie schlecht die neue Software abschneidet“, sagt der Geschäftsführer der Konzertagentur, „hätte ich lieber doppelt so viel investiert, um Filemaker technisch zu erneuern.“

Wann sich der Umstieg lohnt – und wann nicht

Unternehmen, die über eine Ablösung ihrer Filemaker-Lösung nachdenken, sollten diese Aspekte abwägen:

• Wenn Ihre Lösung vor allem Standardprozesse abbildet, könnte ein Wechsel zur Standardsoftware IT-Komplexität reduzieren.
• Sind Ihre Geschäftsprozesse sehr spezifisch und über lange Zeit gewachsen, ist es schwierig, eine wirtschaftlich sinnvolle Alternative zu finden.
• Bei vorhandener Dauerlizenz und ausreichenden Einzelplatz-Lizenzen sprechen oft schon allein die Kosten für einen Verbleib bei Filemaker.

Einfachheit und Standardisierung mögen verlockend sein – doch für viele Unternehmen bleibt Filemaker die richtige Wahl. Als einer der wenigen erfahrenen Anbieter in Berlin unterstützen unsere Entwickler Unternehmen dabei, nachhaltige Entscheidungen zu treffen: von der Pflege und Weiterentwicklung der bestehenden Lösungen bis hin zur sorgfältigen Ablösung einzelner Module.

Immer dann, wenn es darum geht, Daten systematisch zu ordnen und zu verwalten, empfehlen wir das Datenbankmanagementsystem (DBMS) Filemaker Pro. Bereits seit 1994 kommt es bei uns zum Einsatz – mit den Kniffs und Tricks jeder einzelnen Version seit Filemaker 2.1 kennen wir uns daher bestens aus. Klar EDV ist zudem eines von derzeit acht Mitgliedern der Filemaker Business Alliance (FBA) in Berlin.

Filemaker lässt sich ganz individuell und flexibel auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse anpassen. Je nachdem, welche Daten Sie wie organisieren wollen, richten wir entweder eine der Standardversionen von Filemaker für Sie ein oder aber programmieren eine eigene Lösung für Ihr Unternehmen. Gerne passen wir auch Ihr bestehendes Filemaker-System Ihren veränderten Anforderungen an oder aber bringen es auf den Stand der aktuellsten Filemaker-Version. Bei Problemen oder Störungen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne mit Rat und Tat bei Seite – sei es bei Ihnen vor Ort oder aber per Fernwartung.

Sie erreichen uns unter 030 – 23 255 31-0 oder aber über das Kontaktformular unter Kontakt.

FileMaker Pro 11 ist ab heute in der englischen Version verfügbar. Hier gibt es die deutschen Pressemitteilung mit der Beschreibung der neuen Funktionen. Eine Testversion kann hier geladen werden. Interessant ist die Schnellsuche im “iTunes-Stil”. Dies deutet auf eine zukünftig stärkere Anlehnung an die Mac Programme hin. Diese Anforderung wurde uns auch schon öfters von interessierten Kunden genannt. Erfreulicherweise hat FileMaker am Dateiformat nichts geändert, so dass vorhandene Lösungen, die ab Version 7 erstellt wurden, funktionieren sollten. Klar EDV ist eins von derzeit acht Mitgliedern der Filemaker Business Alliance (FBA) in Berlin.

Seit Mitte der Neunziger Jahre betreuen wir Datenbankanwendungen, die auf der Basis von Filemaker Pro entwickelt wurden. Wir sind Mitglied in der Filemaker Business Alliance (FBA).